プロジェクトマネジメントで重要となるスケジュール。詳細設計時点のスケジュールが最後まで予定通り進むのはまれとは言え、完成度の高い内容にすることに変わりはありません。そこで完成度低下になりそうなも要因を考えてみましょう。まず挙げられるのが作成の基本的な姿勢。余裕ありすぎもだめならあまりに窮屈なのもいけません。理想はその中間。おさえるところを明確にしつつ多少の吸収期間も設けておくこと。最初からあきらめて最後で間に合わせればというのでは、いつまでたっても完成度の高いスケジュール作成は無理。今までの実績から学んだノウハウを生かした作成作りが重要です。各メンバーの適切な意見は採り入れるぐらいの包容力あるスケジュールは、協力を求める時には有利に働きます。現状に即したスケジュール作りを心掛けましょう。
スケジュール変更は即反映しフォロー
プロジェクトマネジメントではスケジュール管理が重要なことの一つに挙げられます。詳細設計で作られた詳細スケジュールが基本となりますが、これは作業進捗チェックの貴重な指針ともなってきます。進捗チェックで重要となるのが変更となる事態の発生を的確につかむこと。要因はいろいろ考えられますが、この時にすぐの対応を怠ってしまうと傷口をさらに広げてしまいます。大事なのが対処を怠って先延ばししないこと。変更が日常化してしまうことの無いようその都度必ず何らかの対応をしておくこと。どうしても即対応が難しいときは、後日フォローできるような手立てを必ず設けておきましょう。対応期限など添えてスケジュール欄外に追記しておくなどが有効。いずれにしても対応漏れは絶対避けなくてはいけません。
スケジュールは建前と本音の融合
詳細設計で作られたスケジュールでは、とかくマイルストーンを重点的に見がちですが、現実味ある管理を行うためにはそれだけではダメで、見積もりにも反映されている作業工数も勘案したスケジュール作りを行っていく必要があります。このようなスケジュール作りはまた思わぬメリットもでてくるものです。例えば、どうしてもスケジュールが折り合わない時の解決案を見つけることができたり、あるいは発注者へのフィードバックの補足資料として使えたりといったことが考えられます。もちろん積み上げによる精度向上も結果的に達成することも可能でしょう。このようにスケジュールはトップダウンともいえる建前とボトムアップとなる本音が相まってより管理上有効なスケジュールへと昇華されていくと言えるのではないでしょうか。
繰り返される細かいタスクは改善の宝庫
的確な詳細スケジュール作りは、どのような考え方をベースにしていけばいいのか考えてみましょう。まずはコアとなる主要タスクをもれなく反映させていくことは必須と言えるでしょう。次に大事なのが細かいタスクですが頻繁に行われるものを如何に処理していくかということです。ちりも積もれば・・・、ということわざもあるように大した時間はとられないものでも、全体を意識した効率を考え、まとめられるものは無いか、一緒にすることで一方を省けないか、といった細かい心遣いも大切です。このような意識づけがプロジェクト全体を引き締め、各メンバーの取り組み姿勢にも効果が期待されるでしょう。受け身とならず効率的に仕事を進めていくには、と積極的な考え方の移行で改善提案などにもつながったいき、最終的に総合力の強化へと繋がっていくことでしょう。