プロジェクトのタイムマネジメントは、比較的規模の大きなプロジェクトでは各作業の最小単位にまで落とし込んだアクティビティレベルで行うのが有効とされています。このアクティビティを考えるとときに、その依存関係を念頭においてスケジュール作りに取り組むのがよいと言われています。依存関係には、強制依存、任意異存、外部依存の三つがあると言われています。強制依存は、お互いの後先という順序が変えられない関係を指し、Ａ作業が終了しないとＢ作業は始められない、というような関係。一方作業の順序を好きなように変えることが可能な関係が任意依存。外部依存は、部門内や自社内では調整できない関係で、あの装置が準備できないとこの作業が進められない、という場合がこれにあたります。これら依存関係を踏まえてスケジュール作成を進めていかないと、思わぬところで作業が停滞してしまうという事態にもなりかねません。
アクティビティ間にある四つのタイプ
プロジェクトにおけるタイムマネジメントでは、最小作業単位とされるアクティビティの関係を念頭に置いたスケジュール作成が必要とされています。よく指摘される順序の依存関係とともに、アクティビティ間で現れる順序タイプがあり、①終了→開始②終了＝終了③開始＝開始、そして④開始→終了という四つタイプがあるとされています。①は最もオーソドックスなもので先行して始まった作業が終了すると後続の作業が開始されるというもの。以下②と③は似たようなもので、②が先行していた作業終了とともにその後に始まった作業も一緒に終了するもの、③はその逆とも言える先行する作業とそれに続く作業が一緒に開始されるもの。最後の④では、先行する作業の開始とともに後続で進められた作業が終わるというもの。これらのタイプを意識しながらスケジュール作成することが効率的とされています。
スケジュール作成には実例などが貴重
プロジェクト詳細設計の最終段階とも言えるのが詳細スケジュール作成。それまでのスコープやリソース決めを経て行われる詳細スケジュール作成はまさにこれらの集大成といえるのかもしれません。ここで重要となるのが参考とする資料と考慮すべき点。資料として挙げられるのがスコープ決めに関わった要件定義書に載せたスケジュール案とWBS。さらに予算や工数、リソースなどの妥当性判断材料となるこれまで実績データや発注者との間で交わされた内容であり、自社での規模・レベルが似通った案件の最終スケジュール結果。これらを参考としつつ、実際に実施となる時期のカレンダーやそれに使われた使い勝手のいいテンプレートや用語集など。これらを参考としつつ作成を進めることがより実情に合ったスケジュール作りが可能になるとされています。
スケジュールは変更あるものとの前提
プロジェクトも詳細設計が終了すると、作業も本格稼働となります。以降重要と言われているのが当初予定していたスケジュールの変更などに対する適正対応の徹底。これをおろそかにすると後々プロジェクトの成否にかかわる事態ともなりかねません。そこで適正対応の一助となる考え方についていくつか挙げてみましょう。最初に挙げたいのがスケジュールは変更が出ることを前提で修正しやすいような書式で運用すること。次に制作者サイド向けの社内用と発注者提示用での使い分け。細かい制作上の変更まで発注者側へ提示することは混乱を招くだけ。さらに変更点などを以降フォローしやすいよう番号等で特定しやすくしておくこと。さらに変更点等反映させたスケジュールと後々の実績参考とできるようきちんとまとめておくことです。