Web制作のようなプロジェクトでは、情報の共有や報告・連絡・相談といういわゆるホウ・レン・ソウにはコミュニケーションが欠かせません。それもただやみくもに会話すればいいというわけではなく、必要最小限の情報を的確にやり取りできるようにするためには、最低限の取り決めが必要です。一般的には三つあると言われ、一つが連絡体制と決済の方法、二つ目に会議という集団の場での取り決め、最後にコミュニケーションの方法。最初のルールは言いっ放しを防止するためのもので内容次第で誰に報告・連絡・相談すべきかとその内容に対する処置など決められる決裁者を事前に決めておくこと。内容次第で部門内で決められることから部門間をまたぐ内容もあれば、最終発注者に確認を取らなければいけないものもあるでしょう。それらのルートと決裁できる立場の人をあらかじめ決めておくことは重要となります。
問題発生時の連絡ルール決めが大切
Web制作の現場などでは、コミュニケーションのルール決めの重要性が説かれています。ルールの一つに連絡体制とその決済方法があります。エスカレーションの基本とされる報告・連絡・相談において、具体的に誰に伝え、誰が対処法を決めるのかということになります。それらを発信者個人の判断に委ねるのではなくルール化しオーソライズしておくことで、後々の影響拡大を最小限に留めることでき、その効果は絶大です。ややもすると、問題発生源を探し責任追及に終始しがちですが、大事なのは組織として発覚時点の事象を冷静に把握し、その重要性や緊急性などを勘案し、対処法を決め実施することに尽きます。そのために対処法を決断できる人まで情報を上げ、現場とのやり取りを踏まえ適切な方法を間髪を入れず打てる決裁者を決めておくことは重要です。
会議のルール決めも大切な仕事
Web制作のようなプロジェクトの関係者は、オンラインでもコミュニケーションツールを使っての会議などもお手の物でしょうが、このような形態含めた会議形式でのコミュニケーションでもルール決めは大切です。このようなとき決めておきたいルールとして挙げられる項目には、どのような目的で行う会議なのか、その頻度や開催の定期（曜日や開始時間/所要時間）・不定期、参加を通知するメンバーの範囲、場所（オンラインでは不要ですが）、司会を誰にするか、などが挙げられます。ほか大切なのが必ず議事録を取ることでそのためにあらかじめ作成者も決めておくのが良いでしょう。そして作成した議事録を回覧等する範囲なども挙げられます。このようなルールをしっかり決めておくことで、開催も有意義なものとなることでしょう。
コミュニケーションの方法も事前確認を
プロジェクトを滞りなく完了させるためのルール作りの中でも、コミュニケーションに関するものは、Web制作のようなプロジェクトでは大切です。なかでも基本的な項目として是非決めておきたいのはコミュニケーションの方法。主なものとして考えられるのが、メールや会議。その他オンラインで使用される掲示板や専用グループウエアであり、課題管理表や工程表その他各種リスト類。これらの方法も使用頻度から各ツールの管理者選定、必要に応じた改版などのメンテナンスやブラッシュアップ、オンラインツールでは発生する費用の確認などを決めておくことが大切です。特にオンラインでは出しっぱなし、読みっぱなしという一方通行になりがちですから、その辺の管理は重要と言えそうです。コミュニケーションの大事なところは、往路があれば復路も必ず確認しないと意味がありません。